【対応方法】永住ビザ申請したら資料提出通知書が届いた！

【対応方法】永住ビザ申請したら資料提出通知書が届いた！

資料提出通知書とは？

永住ビザ申請後、審査結果を待っていると、入管から結果通知ではなく「資料提出通知書」という書類が届くことがあります。

資料提出通知書は、提出された書類だけでは不明な点や疑わしい部分があったり、審査官が追加で質問したいことがある、または追加で説明が欲しい場合などに、追加で資料の提出を求めるために送られてくるものです。資料提出通知書が届くということは、その審査中の案件について慎重な審査がなされていて、提出した書類だけでは許可や不許可か判断できない状態であると考えられます。言い換えれば、追加提出する資料によって、許可になることも不許可になることもある重要な場面だということです。「不許可になるかも」「意味がよく分からない」「怖い」とネガティブに考える方が多いですが、この通知書が来ないまま不許可となるケースも多くありますので、資料提出通知書が来たということは「説明が十分でなかったにも関わらず、審査上の不明点や疑義を解消するチャンスをもらえたのだ」とポジティブに考えましょう。

資料提出通知書には、通常２週間～２０日程度の提出期限が設定されています。そして、資料提出通知書の様式にもよりますが、「上記の期日までに提出されないときは不利益な処分となることがあります。提出が遅れる等の事情がある方はあらかじめお知らせ下さい。」や「請求された資料を上記期日までに提出されないときは、特別な事情があると認めた場合を除き、現に提出された資料によって許否を決定します」などと書かれています。ここで期日までに何もしないなど不誠実な行動をとると、十中八九不許可になります。また、的外れな書類を提出するなどした場合、さらに資料提出通知書が届くこともあれば、そのまま不許可になることもあります。

資料提出通知書で追加提出を求められている資料を提出するまで入管は審査を進められませんので、指定された期日までに必ず書類提出を行ってください。期限に間に合わなそうであれば、資料提出通知書に提出先の電話番号と担当者の名前が載っているはずですので、必ず早めに連絡をするようにしましょう。

不安な方は一度専門家に相談してみると良いと思います。その際には、提出した資料のコピー一式を忘れずに持参しましょう。資料提出通知書が届く方は一定数いらっしゃいますのでこの時点では許可でも不許可でもありません。まずは慌てず、落ち着いて、審査官から何を求められているか、冷静に読み解くことが重要です。

資料提出通知書にはどう対応すればいい？

資料提出通知書が届いたら、書かれている内容から審査官の意図を理解する必要があります。単純に「○○証明書のコピー」を出してくださいという場合もあれば、「～を説明する資料」を出してくださいと抽象的に求められる場合もありますが、なぜその文書が許可不許可の判断に必要なのか、詳細な理由までは書かれていません。

申請時に提出した資料のなかで、どの部分に矛盾や疑義があったのか、不明点はどこにあって、何の説明が足りなかったのか、資料提出通知書を見て読み取れないと、的外れな回答になってしまいます。

例えば、ひとつの書類に複数の申請人に関する情報が載っている場合があります。所得証明書ひとつとっても所得額はもちろん、扶養人数や各種控除なども確認できますし、勤務先に作成してもらう書類なら勤務時間が知りたいのか、業務内容が知りたいのか、取引先、従業員数、勤務スケジュールどの項目が審査において必要な説明なのか判断できないと、申請人の負担も大きいですし、審査においても不利に働きますので、しっかりと真意を汲み取って答える必要があります。

また、資料提出通知書を受けて追加で資料を提出する際には、必ず「追加提出書類一覧」と「説明書」を付けましょう。ただただ追加提出を求められた資料だけを提出するのは、真摯な対応とは言えません。説明書をつけることで、審査官の意図にしっかりと回答していることを示すことができます。また、追加提出資料で確認してもらいたい部分も簡潔に伝えられ、スムーズな審査につながります。

資料提出通知書が届くこと自体は、珍しいことではないので、その時点では慌てる必要はありませんが、対応を誤ると審査が一気に不許可に傾くこともある重要な局面です。適切に対応をとっていれば許可が取れていたのに、対応を誤ったために不許可となってしまうのは非常にもったいないことです。また、不許可のデータは入管に残るため、不適切な対応が次回以降の申請時にも影響を与える可能性があります。

審査官の真意を理解するために高度な知識を必要とします。自己申請で通知書が届いた場合、期限までの短期間のうちに詳細を分析して必要な資料を取得し、対応するのは難しいかもしれませんので、不安な場合には早めにビザ申請の専門家に相談しましょう。

どんな資料を提出すればよいのか？

提出資料が多い永住ビザ申請では、書類間の整合性や矛盾、説明漏れや誤解を生む表現があったりと、不備が発生する可能性が他の申請よりも高くなる傾向にあります。そのため、必然的に永住申請で資料提出通知書が届く可能性も他の申請と比べて高くなります。

また、永住審査は他の申請よりも審査範囲が広いため、追加資料についても幅広く求められる可能性があります。素行についてはもちろんのこと、原則の年収や納税等の証明期間では許可不許可が判断できない場合には、来日～現在までの状況や扶養者・家族・同居人などに渡り、広範囲に審査される可能性があります。

「○○を証明する資料」や「○○を説明する資料」を提出してくださいと資料提出通知書に書かれていた場合には、どのような資料を添付すればよいのでしょうか？

「業務内容がわかる文書」の追加提出を求められました。何を提出したら良いでしょうか？

「雇用契約書」や「労働条件通知書」の写しなどが考えられます。転職した場合には、前職の契約書等が必要な場合もあります。就労系ビザで働いていた期間の業務内容が適正かどうか、その際のビザ申請で提出した資料と矛盾点がないかなどが審査される可能性があります。

資料提出通知書で「直近３ヶ月間の収入を確認できるもの」を求められました。課税証明書や源泉徴収票は提出したはずなのですが、何を提出したら良いでしょうか？

「直近３か月分の給与明細書の写し」を提出しましょう。年間を通してではなく月ごとの収入を確認したい場合や、各種税金・社会保険料に関する記載を確認したいケースなどがあります。

資料提出通知書で「親族の状況がわかる資料」を求められました。どんな意図なのでしょうか？

求められている「親族の状況」が何を指すかによるので、疑義が生じていると思われる部分を申請時に提出した書類内容から読み解く必要があります。在外か在日かによっても提出する資料は変わってきます。単に戸籍での身分関係や自己申告による説明を求められている場合もありますし、素行なら犯罪や交通違反などの証明、勤務状況なら勤務先から取得した資料を提出する場合もあります。また、日本にいるのであれば、税金関係や生活保護の受給について知りたがっている可能性もあります。

「仕送りしていることを立証する資料」を求められました。何を提出したら良いでしょうか？

送金記録など定期的な仕送りが確認できる書類を提出しましょう。在外（または別居）の扶養家族１人につき、年間38万円以上が送金額の目安です。これより少ない、もしくは扶養者の収入に対して送金額が多すぎる場合には、別途説明が必要です。

SNSのやりとりを提出するよう求められました。どんな意図なのでしょうか？

配偶者として特例で永住申請をする場合などには、婚姻生活の実態を確認するために写真やSNSの履歴の提出が求められるケースがあります。

生活状況確認書を作成して提出するよう求められました。どんな意図なのでしょうか？

犯罪歴や生活保護受給履がある場合に提出を求められることがあります。様式に沿って記入しましょう。

被保険者記録照会納付Ⅰと納付Ⅱの提出を求められました。どんな意図なのでしょうか？

申請時に提出する年金納付証明期間の原則直近２年の間に国民年金に加入していた時期がある方で、ねんきんネットの印刷ではなく被保険者記録照会回答票を証明書類として申請を行った場合、「被保険者記録照会（納付Ⅰ）」を提出する必要があります。

被保険者記録照会（納付Ⅰ）とは、年金の納付日（収納年月日）が記載された資料です。過去の年金の未納を遡って一括で支払った後で発行された被保険者記録照会では遅れて支払ったという情報が載っていないため、納期限を守って納付したかを確認するために「納付Ⅰ」が必要となります。

被保険者記録照会（納付Ⅱ）は納付状況がアルファベットや記号で書かれたもので、「納付Ⅰ」と確認できる情報は重複しますが、実務上は「被保険者記録照会（納付Ⅱ）」の提出も求められます。

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ここでは一例を紹介しましたが、求められる追加資料は個々の状況や申請内容によって異なります。

また、個別の事情によって、同じ資料を求められてもその意図は全く異なる可能性もあります。提出の際は、永住申請の申請内容だけでなく、過去の申請内容と照らし合わせても矛盾がないことが求められます。矛盾がある場合には不許可になりますし、誤りがあった場合には、必要に応じて修正をする必要があるかもしれません。

永住申請に至るまでには、正しいビザ申請履歴を積み上げることが大事です。間に合わせでつくる書類には綻びが生じますし、審査官